Empresas más eficientes y más verdes por medio de la digitalización de
documentos, que contribuyen a la toma de decisiones en menor tiempo y
conservando el ambiente.
Ricoh Guatemala, impulsa la digitalización de los procesos documentales,
clave para obtener una fuerte posición competitiva en la empresa y contribuir
de forma sustancial a la conservación
del medio ambiente.
La globalización, la tecnología móvil, la nube y los cambios
demográficos en el lugar de trabajo implican que las organizaciones necesiten
replantearse la forma en la que trabajan. Estos cambios, junto al avance cada
vez más rápido del entorno digital dentro de las compañías, están afectando a
la forma en la que las organizaciones gestionan sus documentos. Por esta razón,
es clave contar con una gestión documental que sea efectiva, que no reste
tiempo a la actividad principal de cada compañía y que permita mejorar los
procesos de toma de decisión dentro de las organizaciones para mejorar su
capacidad de respuesta al cliente.
Según un estudio de Coleman Parkes Research encargado por RICOH, los
directivos de empresas tienen muy claro que existe un importante valor de
negocio bloqueado en documentos en papel, y el 90% está de acuerdo en que
digitalizar y liberar los datos que contienen estos documentos físicos
mejoraría considerablemente los procesos de toma de decisiones empresariales.
Aun así, según se desprende del estudio, los líderes empresariales no
están, a día de hoy, plenamente preparados para la era digital. De hecho, el
63% de los mismos asegura encontrarse lejos de poder afrontar la inminente
transformación digital, lo que resulta imprescindible puesto que se prevé que
el volumen de información digital en el lugar de trabajo va a seguir creciendo.
Se espera que para el año 2020 la información digital se haya multiplicado por
30.
Por esta razón, resulta de vital importancia, en los procesos de
transformación digital y promoción del crecimiento empresarial, disponer de la
capacidad de acceder fácilmente a la información, tanto si se encuentra en
formato digital como físico. Los líderes empresariales reconocen que en la
actualidad existe un valor importante latente en activos de información física.
El estudio revela que más del 50% de las compañías dispone de entre
cinco y diez años de información almacenada únicamente en copias impresas. De
hecho, el 78% de los directivos europeos afirma que hubieran sido capaces de
aprender de la anterior recesión y haber reducido el impacto de la actual si hubieran
tenido un mejor acceso a datos históricos.
Esto no solo afecta a los procesos de toma de decisión, sino también a
la productividad y a los resultados financieros de las compañías, puesto que la
mayoría de los directivos (el 67%) reconoce que tarda demasiado tiempo en
encontrar los datos que se necesitan en los archivos impresos. Además, el 84%
de los directivos de las organizaciones españolas cree que la digitalización de
los documentos impresos supondría un ahorro anual que oscilaría entre el 5 y el
20%.
Por todo ello, la digitalización del archivo físico es una prioridad
imperiosa para todas las organizaciones, pero son las pequeñas y medianas
empresas las que antes se han dado cuenta de ello y las que se están moviendo
mucho más rápido que las grandes compañías en el camino hacia la transformación
digital. Casi dos tercios de las PYMES esperan haber digitalizado todo su
pasivo documental en los próximos tres años, mientras que solo el 46% de las
grandes compañías espera poder llegar a este objetivo.
Esta tendencia global llevó a RICOH a utilizar una
metodología llamada Managed Document Service (MDS) a través de la cual permite
hasta un 30% de reducción de costos relacionados con documentos, gastos de gestión sostenible, eliminación de papel,
menor consumo eléctrico, reducción del impacto ambiental a través de la baja
emisión de CO2, aumento de la productividad de los empleados mediante
procesos más eficientes y aumento de la seguridad de información debido a la
confidencialidad, integridad y accesibilidad de los datos.
Por ello, es clave contar con una gestión de los procesos documentales
que sea efectiva y que no reste tiempo a la actividad principal de cada
empresa, ya sea grande o pequeña. La digitalización de la documentación permite
a las compañías ser más eficientes en cuanto a costes, productividad y
seguridad de su documentación, lo que les ayuda a mejorar su capacidad de
adaptación a un entorno que cambia a gran velocidad y adquirir una fuerte
posición competitiva.
