Por qué es importante la Comunicación en un Proyecto

Por: Gloria Mora

gloriadelcarmenmora@gmail.com

¿Cuántas veces ha estado involucrado en un proyecto?

¿Ha sido exitoso?

¿Se ha realizado en el tiempo estipulado?

¿Cómo se gestionó la comunicación? 

Estas son algunas de las preguntas que se deberían de realizar al momento de gestionar un proyecto. Enseguida, se presentan recomendaciones para tomar en cuenta.

Ahora es muy común que escuchemos en la mayoría de las empresas que están implementando o que realizan la planeación de un proyecto. Sin embargo, antes de llevarlo a cabo hay varios factores que se deben evaluar y profundizar. No importa el giro del negocio ni la industria a la cual pertenece, el éxito de un proyecto principalmente depende de la efectividad de la comunicación y la planificación.

Un proyecto según el PMBOK Guide (Project Mangement Body of Knowledge, por sus siglas en inglés) es un esfuerzo temporal que se realiza para la creación de un único producto, servicio o la obtención de un resultado y, por supuesto,  debe tener un principio y un fin.

Pero qué se requiere para que un proyecto sea exitoso, la respuesta es simple, la gestión o administración del mismo, ya que esto permite que haya una disciplina que integre la planificación, ejecución, y control. Para la gestión de un proyecto, se necesita de un sistema, en el cual se determinen los objetivos del proyecto, organización matricial, los stakeholders o interesados, cronograma de actividades o el timetable, administración de recursos y los sistemas de comunicación.

Desde la planificación del proyecto los objetivos deben ser claros para todo el equipo, medibles, alcanzables y establecidos en un determinado tiempo y es aquí donde la comunicación cobra sentido.

Un proyecto será exitoso en la medida que su comunicación y los voceros del mismo trasladen los mensajes de forma asertiva ¿Esto qué quiere decir? Que se debe alinear la comunicación de forma eficiente, en la que se designen a las personas adecuadas para informar, de manera clara y sencilla para que todos comprendan la importancia del proyecto, sus objetivos, alcances, logren involucrarse y ser parte de él, sin lugar a interpretaciones, que todo quede tan claro que lo puedan replicar de la misma forma.

Por otra parte, el gerente del proyecto (Project Manager) debe ser una persona con alto conocimiento en el manejo de un sistema integral, ya que debe implementar los procesos según las cinco categorías existentes:

1.           Iniciación

2.           Planeación

3.           Ejecución

4.           Monitoreo y Control y

5.           Cierre

Y estos cinco pasos siempre deben estar acompañados de comunicación, pero cómo hacerlo cuando ya todo está planificado. Es sencillo, se deben realizar reuniones de avances en las cuales se informe a los involucrados sobre cómo va la implementación versus la planificación.

Para estas reuniones el gerente del proyecto debe tener lista la agenda, el objetivo claro y que alcance debe tener la reunión, con el fin de que ésta sea efectiva y los asistentes e involucrados se lleven la información correcta y claridad en los pasos siguientes.

Antes de llevar a cabo estas reuniones, el gerente del proyecto, se debe reunir con el representante de comunicación y trabajar un serie de documentos que son de utilidad  y herramientas indispensables que posteriormente se van cambiando o actualizando según el avance del proyecto.  Por ejemplo estos documentos son, un máximo de tres mensajes clave con información de sustento (datos, cifras, estadísticas, entre otros), preguntas y respuesta frecuentes (desde lo más fácil a lo más difícil que pueda preguntar una persona involucrada en el proyecto), los discursos preparados de los voceros que darán la información en esa reunión y por último basado en lo anterior generar una presentación atractiva y que, por supuesto, cumpla con la regla de oro (clara, breve y con un máximo de 10 líneas por slide)

Por otra parte, además de la reuniones de avances, es necesario informar a todos los involucrados del proyecto y es aquí en donde se inicia con la labor de seleccionar los canales de comunicación, de acuerdo con el acceso a la tecnología y medios tradicionales.  Entre algunos de los que se pueden mencionar están: el correo electrónico, los boletines digitales e impresos, las carteleras, los memos, las reuniones de grupo o algo tan común como un mensaje de texto.

Pero todo esto dependerá del formato de comunicación que utilice la empresa y el ingenio para saber llegar con el mensaje en el momento y canal oportuno, de forma que genere impacto y cumpla con los objetivos, tanto de comunicar el proyecto como de éste en sí.

Un proyecto bien comunicado se asegura el cumplimiento, pues invitará a los involucrados a formar parte y cumplir con las metas establecidas, hará más viable la gestión del cambio y permitirá que fluya el mensaje adecuado y oportuno, generando un ambiente agradable, de lo contrario, si no se comunica bien el proyecto éste puede ser un factor desgastante y devastador.

Así que el éxito siempre dependerá de la comunicación asertiva y, sin duda, de las relaciones públicas que se generen desde el patrocinador del proyecto hasta los  implementadores. Y no olvide medir la efectividad de la comunicación a través de sistemas de monitoreo que le proporcionarán datos relevantes sobre qué está haciendo bien y debe hacer mejor.