Por qué es
importante la Comunicación
en un
Proyecto
Por: Gloria Mora
gloriadelcarmenmora@gmail.com
¿Cuántas veces ha estado involucrado en un proyecto?
¿Ha sido exitoso?
¿Se ha realizado en el
tiempo estipulado?
¿Cómo se gestionó la
comunicación?
Estas son algunas de las preguntas que se
deberían de realizar al momento de gestionar un proyecto. Enseguida, se presentan
recomendaciones para tomar en cuenta.
Ahora es muy común que escuchemos en la
mayoría de las empresas que están implementando o que realizan la planeación de
un proyecto. Sin embargo, antes de llevarlo a cabo hay varios factores que se
deben evaluar y profundizar. No importa el giro del negocio ni la industria a
la cual pertenece, el éxito de un proyecto principalmente depende de la
efectividad de la comunicación y la planificación.
Un proyecto según el PMBOK Guide (Project
Mangement Body of Knowledge, por sus siglas en inglés) es un esfuerzo temporal
que se realiza para la creación de un único producto, servicio o la obtención
de un resultado y, por supuesto, debe
tener un principio y un fin.
Pero qué se requiere para que un proyecto
sea exitoso, la respuesta es simple, la gestión o administración del mismo, ya
que esto permite que haya una disciplina que integre la planificación,
ejecución, y control. Para la gestión de un proyecto, se necesita de un
sistema, en el cual se determinen los objetivos del proyecto, organización
matricial, los stakeholders o interesados, cronograma de actividades o el
timetable, administración de recursos y los sistemas de comunicación.
Desde la planificación del proyecto los
objetivos deben ser claros para todo el equipo, medibles, alcanzables y establecidos
en un determinado tiempo y es aquí donde la comunicación cobra sentido.
Un proyecto será exitoso en la medida que
su comunicación y los voceros del mismo trasladen los mensajes de forma
asertiva ¿Esto qué quiere decir? Que se debe alinear la comunicación de forma
eficiente, en la que se designen a las personas adecuadas para informar, de
manera clara y sencilla para que todos comprendan la importancia del proyecto,
sus objetivos, alcances, logren involucrarse y ser parte de él, sin lugar a
interpretaciones, que todo quede tan claro que lo puedan replicar de la misma
forma.
Por otra parte, el gerente del proyecto
(Project Manager) debe ser una persona con alto conocimiento en el manejo de un
sistema integral, ya que debe implementar los procesos según las cinco
categorías existentes:
1. Iniciación
2. Planeación
3. Ejecución
4. Monitoreo y Control y
5. Cierre
Y estos cinco pasos siempre deben estar
acompañados de comunicación, pero cómo hacerlo cuando ya todo está planificado.
Es sencillo, se deben realizar reuniones de avances en las cuales se informe a
los involucrados sobre cómo va la implementación versus la planificación.
Para estas reuniones el gerente del
proyecto debe tener lista la agenda, el objetivo claro y que alcance debe tener
la reunión, con el fin de que ésta sea efectiva y los asistentes e involucrados
se lleven la información correcta y claridad en los pasos siguientes.
Antes de llevar a cabo estas reuniones, el
gerente del proyecto, se debe reunir con el representante de comunicación y
trabajar un serie de documentos que son de utilidad y herramientas indispensables que
posteriormente se van cambiando o actualizando según el avance del
proyecto. Por ejemplo estos documentos
son, un máximo de tres mensajes clave con información de sustento (datos, cifras,
estadísticas, entre otros), preguntas y respuesta frecuentes (desde lo más
fácil a lo más difícil que pueda preguntar una persona involucrada en el
proyecto), los discursos preparados de los voceros que darán la información en
esa reunión y por último basado en lo anterior generar una presentación
atractiva y que, por supuesto, cumpla con la regla de oro (clara, breve y con
un máximo de 10 líneas por slide)
Por otra parte, además de la reuniones de
avances, es necesario informar a todos los involucrados del proyecto y es aquí
en donde se inicia con la labor de seleccionar los canales de comunicación, de
acuerdo con el acceso a la tecnología y medios tradicionales. Entre algunos de los que se pueden mencionar
están: el correo electrónico, los boletines digitales e impresos, las
carteleras, los memos, las reuniones de grupo o algo tan común como un mensaje
de texto.
Pero todo esto dependerá del formato de
comunicación que utilice la empresa y el ingenio para saber llegar con el
mensaje en el momento y canal oportuno, de forma que genere impacto y cumpla
con los objetivos, tanto de comunicar el proyecto como de éste en sí.
Un proyecto bien comunicado se asegura el
cumplimiento, pues invitará a los involucrados a formar parte y cumplir con las
metas establecidas, hará más viable la gestión del cambio y permitirá que fluya
el mensaje adecuado y oportuno, generando un ambiente agradable, de lo
contrario, si no se comunica bien el proyecto éste puede ser un factor
desgastante y devastador.
Así que el éxito siempre dependerá de la
comunicación asertiva y, sin duda, de las relaciones públicas que se generen
desde el patrocinador del proyecto hasta los
implementadores. Y no olvide medir la efectividad de la comunicación a
través de sistemas de monitoreo que le proporcionarán datos relevantes sobre qué
está haciendo bien y debe hacer mejor.
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