Gestione efectivamente la comunicación en los proyectos corporativos

Gloria Mora Cano

gmora@comarketing.com.gt

@GloriaMora1

El Director de un Proyecto o Project Manager tiene como principal función promover y facilitar la comunicación dentro del proyecto, ya que de esto depende en gran medida el cumplimiento de los objetivos y la facilidad con la que avance el proyecto. En este artículo se darán a conocer algunos aspectos necesarios para cumplir con este proceso de comunicación según el PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge, por sus siglas en inglés)

Así la Gestión de la Comunicación del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos. Los directores del proyecto pasan la mayor parte del tiempo comunicándose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles de la organización) como externos.

Una comunicación eficaz crea un puente entre los diferentes interesados e involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, niveles de experiencia y, por ende,  distintas perspectivas en la ejecución o resultados.

Un proyecto será exitoso en la medida que su comunicación y los voceros del mismo trasladen los mensajes de forma asertiva ¿Esto qué quiere decir? Que se debe alinear la comunicación de forma eficiente, en la que se designen a las personas adecuadas para informar, de manera clara y sencilla para que todos comprendan la importancia del proyecto, sus objetivos, alcances, logren involucrarse y ser parte de él, sin lugar a interpretaciones, que todo quede tan claro que lo puedan replicar de la misma forma.

Por ello, es necesario que exista un proceso de comunicación que debe tomar en cuenta los siguientes aspectos:

·       Identificar a los Interesados: Es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto y documentar información.

·      Planificar la Comunicación: Es el proceso para determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y definir cómo abordar la comunicación con ellos.

·   Distribuir la Información: Paso a paso poner la información relevante a disposición de los interesados en el proyecto, de acuerdo con el plan establecido.

·     Gestionar las Expectativas de los Interesados: Significa  comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presentan.

·     Informar el Desempeño: Es el proceso de recopilación y distribución de la información sobre el desempeño, incluyendo los informes de estado, las mediciones del avance y las proyecciones.

Además, dentro del proyecto se generan actividades de comunicación tales como:

·      Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de comunicación, público)

·    Formal (informes, memorandos, instrucciones) e informal (correos electrónicos, conversaciones ad hoc)

·    Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organización) y horizontal (entre colegas)


·       Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales)

·       Escrita,  verbal y no verbal (inflexiones de voz, lenguaje corporal)

Por otra parte, es indispensable saber que el Director o Project Manager debe tener habilidades comunicacionales que le permitirán desempeñar de una mejor manera su rol, entre éstas se pueden mencionar:

·       Escuchar de manera activa y eficaz

·       Formular preguntas

·       Sondear ideas y situaciones para garantizar una mejor comprensión

·     Educar para aumentar el conocimiento del equipo a fin de que sea más eficaz


·       Investigar para identificar o confirmar información


·       Identificar y gestionar expectativas


·       Persuadir a una persona u organización para llevar a cabo una acción


·   Negociar a fin de lograr acuerdos entre partes, que resulten mutuamente aceptables


·       Resolver conflictos para prevenir impactos negativos


·       Resumir, recapitular e identificar las próximas etapas

Un proyecto bien comunicado se asegura el cumplimiento, ya que invitará a los involucrados a formar parte y cumplir con las metas establecidas, hará más viable la gestión del cambio y permitirá que fluya el mensaje adecuado y oportuno, generando un ambiente agradable, de lo contrario, si no se comunica bien el proyecto éste puede ser un factor desgastante y devastador e incluso el proyecto mismo puede fracasar.

El éxito siempre dependerá de la comunicación asertiva y, sin duda, de las relaciones que se generen. Y por supuesto, no olvidar la medición de la efectividad de la comunicación a través de sistemas de monitoreo que le proporcionarán datos relevantes sobre lo que va bien y lo que puede mejorar.

Unity, se fortalece regionalmente para otorgar un seguro a la medida 

Emmett Coates, Presidente de País y Luis Flores, Gerente General

Con el objetivo de continuar con la excelencia en el servicio y otorgar un seguro a la medida de cada cliente, Unity fortalece su estructura con presencia en Guatemala, El Salvador, Nicaragua, Costa Rica y Panamá, colocándose como el corredor de seguros más grande de la región centroamericana.

Este enfoque de servicio está basado en las ramas de seguros individuales, corporativos y colectivos, por ello es de suma importancia para Unity contar con un personal altamente capacitado y actualizado en las innovaciones de esta industria. En toda la región cuentan con más de 500 colaboradores, quienes hacen que las fronteras desaparezcan con una estrategia de servicio integral.

Esta estructura consolidada es una de las grandes fortalezas de Unity y que les ha permitido brindar los mismos valores agregados y servicios estandarizados. Además de lograr mayor poder de negociación regional de coberturas con las aseguradoras.

“Desde esta unificación hemos incrementado las primas intermediadas que al cierre 2015 ascendieron a US$ 202 millones.  Esto nos ha permitido regionalmente atender a más de 354 mil asegurado, más de 7mil empresas a nivel regional, de las cuales, más de 400 son empresas multinacionales”, indica Luis Flores, Gerente General de Unity Promotores.

El éxito ha radicado en implementar las mejores prácticas y ofrecer a los clientes un seguro a la medida. Que cada prima pagada sea exactamente lo que ellos necesitan, teniendo en cuenta toda una gama de factores, como por ejemplo según su presupuesto cuál es la prima que puede pagar, cuál es el seguro que mejor cobertura tendrá al momento de un siniestro y es acá donde el corredor de seguros juega un factor fundamental, ya que es un experto en el ramo y puede realizar un análisis para otorgar un seguro a la medida de cada cliente.

Por ello, el Corredor de Seguros trabaja para conseguir las ofertas que mejor se adapten a las necesidades de sus clientes, gestionando la contratación de sus seguros y asistiéndoles, asesorándoles y ayudándoles en todos los trámites y gestiones posteriores, especialmente en caso de producirse un siniestro.

“El rol principal de un corredor es el asesoramiento objetivo al asegurado. Así, en caso de siniestro, el Corredor representa a su cliente ante las Compañías de Seguros tramitando, gestionando y defendiendo sus intereses para que las Entidades Aseguradoras cumplan con sus obligaciones según los términos y condiciones acordados en su Contrato de Seguro. Esta es la razón de ser de Unity”, comenta Emmett Coates, Presidente de País, Unity Promotores.

Por todo esto, somos una fuerza de trabajo que mueve el mercado de los seguros en la región y que constantemente estamos visualizando nuevas oportunidades para que nuestros clientes posean los mejores beneficios y un seguro a su medida, finaliza Flores.

Sobre UNITY

Comienza en 2008 por iniciativa del actual CEO, Louis “Tito” Ducruet, quien inicia el proyecto de ampliar su empresa L.R. Ducruet e Hijos, fundada en 1991 en Panamá. En el mismo año se integra a Unity el corredor de seguros, Servicios Técnicos en Seguros de El Salvador (Setessa), con presencia en el país desde 1979. Luego de varias negociaciones, en 2010 se integra Promotores y Administradores de Seguros S.A, corredor de seguros que opera en Guatemala desde 1978. Ese mismo año la empresa toma el nombre Promotores UNITY y se crea UNITY Corredores de Seguros en Costa Rica.

Desde 2010, cuatro empresas trabajan en la región bajo el nombre de UNITY creando una estructura regional competitiva que adopta las mejores prácticas de cada país con un mismo sistema corporativo, sistemas tecnológicos y procesos estandarizados, con el único fin de brindar una mejor asesoría y servicio a sus clientes. A partir de 2015 la compañía cuenta con presencia en Nicaragua y mantiene la visión de continuar creciendo. Gracias a esta fusión, hoy UNITY es el corredor de seguros más grande de Centroamérica.

Unity Promotores, Cuenta con un Programa de RSE

Tiene establecido un fuerte programa de Responsabilidad Social Empresarial (RSE), trabajando de la mano de CentraRSE para realizar una verdadera implementación de la responsabilidad social empresarial midiendo nuestras acciones con la norma ISO 26.000.

Entre las acciones que se realizan de RSE, está la venta de Café para financiar los 3 proyectos más importantes que se tienen de apoyo a organizaciones como Hábitat para la humanidad con la construcción de dos casas, Fundación DAR y Esperanza Juvenil, que sin duda impactan a los colaboradores, los clientes y la sociedad guatemalteca.

Unity Promotores – www.unitypromotores.com – Tel: 3286-3700 – Av. Las Américas 22-23, Zona 14

VIVE TU SUEÑO CON EPSON

Epson, líder mundial en impresión e imagen digital, dio a conocer los resultados de su programa incentivos para el canal de distribución, “Vive tu Sueño con Epson, Madrid 2015” que tuvo como fin impulsar las ventas de productos de la compañía.

El concurso se llevó a cabo en base a 3 categorías: EcoTank, Expression y Consumibles. En esta última se alcanzó un crecimiento del 7% en ventas (especialmente durante el periodo Back to School), siendo una de las categorías con mejores resultados, y superando a los logrados en la edición pasada del programa.

Los distribuidores de Epson que más se destacaron tuvieron el privilegio de viajar a España durante cinco días y disfrutar de diversas actividades, entre ellas, un tour por la ciudad de Madrid, una cena-show de flamenco y una visita por la emblemática ciudad de Toledo. Los ganadores también recorrieron las instalaciones del Estadio Santiago Bernabéu, guiados por la leyenda Francisco “Paco” Buyo, ex jugador del Real Madrid. Para finalizar su paseo, disfrutaron del derby español, desde la exclusiva zona VIP del recinto.

“Queremos agradecer una vez más el trabajo de nuestros socios de negocio que ha hecho que Epson sea una de sus marcas favoritas, de la misma forma nosotros reafirmamos nuestro compromiso a seguir trabajando para seguir conformando este gran equipo”, afirmó Alberto Arredondo, Director General de la firma para México y Director de Canales para América Latina. A él se sumaron Emilio Murillo, Director de Ventas y Negocios y Fernando Álvarez, Gerente Senior de Mercadotecnia de Productos de Consumo.

El papel que juegan los socios de negocios para Epson es fundamental, y por esta razón lleva adelante diversos programas de incentivos reconociendo la importancia de sus esfuerzos, comprometiéndose a fortalecer la relación con sus socios estratégicos y fomentando de esa manera la fidelidad hacia la marca.

Acerca de Epson

Epson es líder mundial en imagen digital e innovación, cuya finalidad es superar las expectativas de los consumidores de todo el mundo a través de sus tecnologías compactas, ecológicas y de alta precisión, con una gama de productos que abarca desde impresoras y proyectores 3LCD para empresas y hogares hasta dispositivos electrónicos y de cristal líquido. Liderado por Seiko Epson Corporation con sede en Japón, el Grupo Epson cuenta con aproximadamente 75.000 empleados distribuidos en 100 empresas de todo el mundo y se siente orgulloso de sus actuales contribuciones al medio ambiente y a las comunidades en las que opera.

http://global.epson.com/

CONOZCA EL NUEVO BMW SERIE 7

BMW lanzó en Guatemala el nuevo BMW Serie 7, la sexta generación del sedán de lujo tras 40 años de innovaciones y éxitos, redefiniendo el nivel de confort a partir de un modelo de gama alta orientado hacia el futuro, representando el más lujoso nivel de conducción en un automóvil que pertenece al segmento más exclusivo.

Con tecnología de punta y uso de materiales ligeros, conjuntos de propulsión, chasis, utilización de funciones e inclusión de redes inteligentes, el nuevo BMW Serie 7 pone a disposición del mercado una nueva definición en la experiencia al volante en un vehículo de carácter exclusivo y orientado hacia el futuro

El nuevo BMW Serie 7 ha sido introducido en el país con el claro objetivo de liderar el segmento de lujo, debido a su comportamiento dinámico, confort en viajes largos, eficiencia y sistemas de asistencia al conductor, con posibilidades exclusivas para optimizar el bienestar personalizado dentro del automóvil.

“En BMW estamos convencidos que la mejor forma de prever el futuro consiste en contribuir a configurarlo”, explica Adrián Van Hooydonk, Jefe de Diseño de BMW. “La meta principal durante la fase de desarrollo del nuevo modelo consistió en crear un objeto de lujo moderno, capaz de superar las expectativas de nuestros clientes. Para BMW, el lujo moderno se basa en las tecnologías más avanzadas y en un especial cuidado por los detalles. Este BMW Serie 7 de última generación, es el vehículo más lujoso, confortable y perfecto que jamás hayamos fabricado en esta categoría.” Añadió.

“El nuevo BMW Serie 7 destaca por sus variantes en la carrocería y un diseño armonioso, con formas tensas en sus superficies y un nítido trazado entre líneas, expresando un estilo inconfundible y una imagen de gran aplomo, extraordinario dinamismo y exclusiva elegancia”, concluyó.

Con un conjunto de ventajas tecnológicas inigualables, nuevos motores diésel y de gasolina de seis cilindros en línea de última generación, amplia renovación del motor V8 y una carrocería de lujo con un equilibrio único entre deportividad y comodidad, el nuevo BMW Serie 7 incluye además un nuevo sistema de Driving Assistant Plus con funciones de asistencia de dirección y guiado en el carril. Al utilizar este nuevo sistema, basta con pulsar un botón para que el automóvil considere automáticamente los límites de velocidad destacados por la función Speed Limit Info.

El nuevo BMW Serie 7 ya se encuentra disponible en las salas de ventas de BMW. El nuevo modelo es fabricado e importado, al igual que todos sus antecesores, desde la planta de BMW de Dingolfing, situada en Niederbayern, en el estado federal de Baviera, Alemania, una planta con vasta experiencia en fabricación de sedanes de lujo con el uso de materiales ligeros. Es la primera a nivel mundial en utilizar polímeros reforzados con fibra de carbono en combinación con otros materiales en las carrocerías de los vehículos BMW.